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Tres estrategias para lograr la excelencia en los procesos

Elon Musk fue entrevistado recientemente sobre el proceso de fabricación y diseño de cinco pasos de SpaceX cuando reiteró la opinión de todos los analistas de excelencia en procesos: «El error más común es optimizar algo que no debería existir».

Sus palabras son muy relevantes cuando se trata de transformación digital. Muchos equipos de innovación y centros de competencia intentan optimizar los procesos de negocio, aunque deberían considerar qué procesos no existen o deberían eliminar partes de ellos. O cometen el mismo error que admite Musk: automatizar primero.

Automatice los procesos cuando no lo «entienda».

Automatizar procesos sin comprenderlos completamente tiene consecuencias costosas. Una nueva investigación muestra que 1 de cada 5 tomadores de decisiones ha abandonado por completo su proyecto de automatización y 1 de cada 3 no utilizó la tecnología según lo planeado o descubrió que no funcionó como estaba previsto.

Desafortunadamente, hay oleadas de proveedores que presionan por que primero se debe automatizar y luego optimizar. La perspectiva de Musk plantea la pregunta: «¿Puede la minería de procesos agregar valor a mis proyectos de automatización?» Dado el crecimiento masivo de esta tecnología sofisticada en los últimos años, muchas empresas parecen pensar que sí.

Estrategias para lograr la excelencia en los procesos

Según las últimas estadísticas, el mercado de software de minería de procesos crecerá en un asombroso 42% a casi $ 7 mil millones para 2028. Pero a pesar de sus promesas, la tecnología plantea desafíos y las empresas deben conocer las oportunidades que presenta el software para obtener el máximo valor de él.

Aquí ofrecemos estrategias de éxito con minería de procesos y su enfoque de próxima generación: inteligencia de procesos.

Estrategia de éxito n. ° 1: crear un gemelo digital para comprender el comportamiento del proceso

Una capacidad infrautilizada de inteligencia de procesos en el comportamiento de procesos. El comportamiento del proceso se puede definir como pasos que ocurren o no ocurren durante una operación, o donde los pasos se repiten. El orden de los pasos también es importante.

¿Hay un paso antes o después del otro? ¿Los pasos que ocurren antes de otro ocurren todo el tiempo o inmediatamente después del otro? Por ejemplo, es común utilizar diferentes campos como un departamento o un cliente al filtrar los datos del proceso.

Si bien estos son cruciales, hay mucho más que puede saber cuando tiene un duplicado de sus procesos en forma de gemelo digital creado a partir de los eventos que los definen.

Cuando los datos sin procesar de los pasos del proceso se utilizan para modelar lo que se ha hecho, puede definir el comportamiento del proceso y consultar el comportamiento para dividir las instancias del proceso en aquellas que muestran ciertos comportamientos y no.

Con un gemelo digital, también puede tener en cuenta el tiempo entre pasos.

¿Un paso toma un cierto tiempo o toma más tiempo que un umbral establecido? Por ejemplo, puede establecer el umbral para una categoría de producto específica para que nunca pase más de una hora desde el inicio de una verificación de inventario hasta completar una verificación de inventario, y luego investigar los pasos ineficientes que hicieron que demorara más.

Si bien este proceso puede parecer simple, no todos los datos necesarios para evaluar el comportamiento están disponibles en un solo sistema de conjuntos de datos.

Y todavía no podríamos responder preguntas relacionadas con el comportamiento y el tiempo sin organizar y comprender los datos en una serie de pasos, a menos que tenga las herramientas adecuadas para consultar el comportamiento de este modelo de proceso.

Herramientas y comportamientos que desea

Sin embargo, Advanced Process Intelligence genera el modelo de proceso a partir de los datos, proporciona las herramientas para especificar el comportamiento y evalúa todas las instancias del proceso sobre la base de este comportamiento.

Estrategia de éxito n. ° 2: use una visibilidad constante para tomar el control

Los analistas de excelencia de procesos desean un nivel de control para monitorear los procesos distribuidos y actuar automáticamente si es necesario. Sin embargo, hasta que se implemente un sistema externo de este tipo, la inteligencia de procesos puede brindarle una vista panorámica basada en datos de toda su operación para una comprensión real de cómo funcionan los procesos.

Un enfoque imparcial y basado en hechos ayuda a los líderes de la industria a tomar decisiones mejores y más instantáneas.

Con esta información sobre sus procesos, puede comprender exactamente cómo se están ejecutando sus procesos y responder preguntas como: ¿Cómo puede la automatización mejorar la experiencia del cliente? ¿Qué empleados son los más eficientes y consistentes?

¿Dónde están sus cuellos de botella y cómo afectan el cumplimiento y la prestación de servicios? Por ejemplo, puede optimizar la eficiencia de la cadena de suministro y mejorar el proceso de compras y aprovisionamiento. Y descubriendo, analizando y monitoreandoGRAMO cómo funciona realmente su proceso de adquisición.

«Puede descubrir retrasos que cuestan tiempo y dinero, y descubrir las rutas de proceso más eficientes para obtener resultados comerciales positivos».

Estrategia de éxito n. ° 3: agregar dimensiones analíticas

Otra forma de garantizar el éxito de la ejecución del proceso es utilizar el comportamiento del proceso como una dimensión analítica. Es común utilizar diferentes campos de datos como cliente o estado como dimensiones analíticas. Esto nos permite dividir las métricas del proceso en una o más dimensiones, p. Ej.

Este tipo de análisis dimensional es excelente para generar informes y puede ayudar con el análisis de la causa raíz. Pero existen límites en cuanto a la utilidad de esto para brindar información procesable. Por ejemplo, saber en qué se diferencia el desempeño del proceso de un cliente a otro es excelente para generar informes, pero ¿cómo ayuda a realizar cambios para optimizar un proceso?

El comportamiento del proceso

Cuando los analistas de negocios o los expertos en excelencia de procesos pueden definir el comportamiento de cada proceso que les interesa y ver cómo cambian los resultados de la métrica con la presencia o ausencia de ese comportamiento, tienen información procesable que puede ayudar en las decisiones de optimización.

Pueden responder preguntas frecuentes como, «¿En qué se diferencia la satisfacción del cliente cuando seguimos los protocolos o plazos anteriores en comparación con cuando seguimos las pautas recomendadas más recientes?»

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Los sistemas de información actuales generan una cantidad significativa de datos de fuentes tanto digitales como físicas. Cuando se ingiere, agrega y analiza correctamente, esta gran cantidad de datos se puede utilizar para descubrir patrones y conocimientos que pueden identificar rutas hacia mejores experiencias del cliente y nuevas eficiencias operativas.

Puede identificar, comprender y gestionar de forma más eficaz la ejecución de los procesos empresariales si busca inteligencia de procesos.

Fuente de la imagen: thisisengineering; Unsplash gracias!

Bruce Orcutt

Bruce Orcutt es vicepresidente de marketing de productos en ABBYY, una empresa de inteligencia digital. Ayuda a las organizaciones a comprender completamente su negocio y aumentar su coeficiente intelectual digital.

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