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Qué es una descripción de proyecto: criterios y pasos clave

Antes de discutir los componentes de la descripción del proyecto, primero debemos entender lo que estamos tratando de describir, el proyecto en sí. En resumen, un proyecto es un esfuerzo temporal único, con un principio y un final fijos. Cada proyecto tiene como objetivo producir resultados, que pueden ser en forma de productos o servicios. Los eventos también pueden verse como proyectos, o incluso como planificación para reuniones familiares y similares.

Esta es la razón: en primer lugar, esta es la actividad que planeas por una razón específica (en la mayoría de los casos, es para ponerte al día con tus amigos). Comienza y termina a la hora estipulada, independientemente de que sus invitados lo respeten o no. Finalmente, aunque las partes no crean productos o servicios, sí tiene un propósito.

Más en serio, mejorar el sistema de nómina de una organización o implementar procesos de recompensa y reconocimiento se puede definir como un proyecto. Además, al definir proyectos, es importante no confundirlos con operaciones o actividades operativas. Por ejemplo, crear un informe mensual de participación en las redes sociales es una actividad operativa, mientras que determinar su estrategia de redes sociales es un proyecto. Ahora, hablemos de la descripción del proyecto.

¿Qué es una descripción de proyecto?

Una descripción de proyecto es un documento que describe la información detallada de un proyecto específico en un formato estructurado, cubriendo todas las fases del proyecto y los procesos involucrados. La descripción del proyecto se redacta al principio del ciclo de vida del proyecto. Este es un documento útil al que puede consultar para comprender rápidamente el contenido del proyecto, los objetivos que se deben completar y cómo completarlo.

Como gerente de proyecto, la creación de este documento será una de sus principales responsabilidades en las primeras etapas del proyecto.Cuando quieras mejorar tus habilidades, esta habilidad también te ayudará Gestión de proyectos Certificado.

Cómo escribir una descripción de proyecto: criterios y pasos clave

Suponga que debe elegir un proveedor de servicios de correo electrónico eficaz para su empresa. En este caso, ¿cómo se sentiría si su director de marketing pensara que es menos importante o intentara acelerar el proceso? Muy frustrado porque no entendió el trasfondo o el propósito de la actividad. Aquí es donde entra en juego una descripción del proyecto bien redactada. Incluso si su organización no es del tipo que registra tales actividades, es mejor crear al menos una para su referencia en cualquier momento.

Criterios clave

Los siguientes son los criterios que debe tener en cuenta al redactar la descripción de un proyecto:

  • usted Debe ser claro Respecto a su proyecto en curso. Debe describir todo, desde el propósito hasta el alcance, para que sus lectores no tengan ningún problema después de leer el documento.
  • usted Debe describir el proyecto En el mas simple Una salida posible. Sin embargo, no omita ningún detalle importante y no hable de otros proyectos o eventos no relacionados. El documento debe ser una instantánea de todo el evento.
  • usted Debería incluir todo Vale la pena conocer tu proyecto en su descripción. Por supuesto, no debe ser divagante, pero todos los que lo lean deben tener una comprensión completa de lo que pretende hacer.
  • Solo debes incluir Datos relevantes y actualizados En tu descripción. No importa lo que esté escribiendo, debe ser significativo para el propósito de su proyecto.

Pasos en la descripción del proyecto

Después de comprender los criterios anteriores, debe realizar los siguientes pasos al escribir una descripción del proyecto:

1. Resumen

Como sugiere el nombre, esta sección debe ser simple y breve.Deberías delinear por qué, qué, con cómo El proyecto, manteniéndolo dentro de cinco líneas como máximo.

2. Definición

¿Por qué apareció este proyecto en primer lugar? ¿Quieres revivir los puntos débiles de la organización? ¿O está tratando de aprovechar posibles oportunidades comerciales? Sean lo que sean, estas son preguntas que debe responder al lector en esta sección. Deberías hablar sobre el propósito del proyecto.

3. Razones

En la descripción de su proyecto, esta es la parte que buscarán sus principales interesados. Debes justificar el proyecto y convencer a tus lectores de que la inversión económica merece la pena. Si puede asignarlo a algunos indicadores de desempeño de su departamento, eso ayudaría.Cuanto más pueda convencer a sus partes interesadas de que su proyecto es básico El esfuerzo que se le dé a la organización, mejor.

4. Evaluación

Esta es una parte complicada de la descripción del proyecto, porque medirá los beneficios que desea y los costos que soportará su organización. Piense en ello como un análisis de costo-beneficio típico. Incluso cuando planifica una reunión familiar, considera las consecuencias de invitar a ciertos amigos, ¿no es así?

5. Método

Aquí, debe describir los métodos que se utilizarán para lograr las metas y objetivos del proyecto. Debe prestar atención a si su organización tiene las capacidades operativas para respaldar el enfoque que planea adoptar.No debe haber desajuste entre que planeas hacer con La ubicación de su organización.

6. Horario

Este paso es crítico, porque aquí debe estimar el tiempo total requerido para el proyecto. Debe desarrollar un plan que muestre cuántas horas-hombre se requieren para cada paso del proyecto y la cantidad de recursos requeridos. Asegúrese de considerar esto lo suficiente, ya que el cronograma de su proyecto lo ayudará a mantenerse encaminado durante su duración.

insinuación llegar Escrituraelectrónico Una buena descripción del proyecto

Una descripción del proyecto bien redactada es fundamental. Su audiencia debe poder comprender con precisión su contenido. A continuación, se ofrecen algunos consejos que pueden ayudarlo.

  • Debes ser conciso.debería Siga el límite de caracteres (Si corresponde) al describir su proyecto. Debería poder especificar el trabajo que ha realizado en varias fases del proyecto sin ser abrumador.
  • Cualquiera que haya leído la descripción de su proyecto debería poder entender objetivo Y tu personaje dentro. En este sentido, debe ser preciso, bien redactado y específico. Omita los detalles innecesarios.

Cómo escribir una breve descripción de un proyecto

Al escribir la descripción de un proyecto, es importante mantener el enfoque y ser lo más breve posible. Sin embargo, aún debe asegurarse de que esté completo. Debe incluir la idea del proyecto, las metas que deben alcanzarse, los métodos que planea adoptar y los resultados esperados. Dependiendo de su pensamiento y contexto, es posible que también deba incluir datos precisos. A continuación, se ofrecen algunos consejos sobre cómo escribir una breve descripción del proyecto:

Para que la descripción de su proyecto sea breve, debe utilizar un lenguaje simple y fácil de entender. Tus oraciones deben ser cortas y sin palabras complicadas. Evite términos o descripciones vagas.

La descripción de su proyecto debe ser directa al grano, pero también una descripción completa del proyecto. Asegúrese de hablar solo sobre su proyecto y sus aspectos, evitando cualquier información sobre otros proyectos. Es probable que este tipo de información haga que sus lectores pierdan información importante sobre el proyecto real.

La descripción de su proyecto debe cubrir todos los aspectos del proyecto. Debería decirles a sus lectores todo lo que necesitan saber. Debe ser conciso, pero no a expensas de perder puntos clave. Sus partes interesadas deben poder comprender con precisión el plan del proyecto y su contexto.

¿Cuál es la descripción del proyecto en la propuesta de proyecto?

En la descripción del proyecto, la parte de la propuesta de su proyecto debe dar a sus lectores una idea general de sus objetivos. problema»Qué quieres lograr? » con»¿Por qué estás haciendo esto?«Una vez que alguien haya leído su propuesta de proyecto, debe responder con claridad.

Como se mencionó anteriormente, la propuesta debe ser clara y precisa. Debe describir los antecedentes y la justificación del proyecto. Debe convencer a los lectores de las necesidades del proyecto y describir el trabajo existente que se ha invertido en el campo. Termine enérgicamente especificando el valor agregado que su proyecto debe aportar a la organización.

¿Cuál es la descripción del proyecto en el documento?

En el ensayo, la parte de la descripción de su proyecto es lo que escribió con la ayuda de su supervisor o guía. Incluso en el documento, la descripción de su proyecto debe responder aproximadamente a las mismas preguntas que discutimos en el párrafo anterior.Debe definir con precisión Alcance Tu proyecto. Debe describir todo lo que necesita para completar con éxito el proyecto y cómo procederá. Piense en ello como un resumen, y cuando termine su artículo, se lo juzgará en función de él.

¿Cuál es la descripción del artículo en la aplicación PMP?

Al escribir una descripción del proyecto para usted Profesional de Gestión de Proyectos (PMP) ® La aplicación, debe ser lo más concisa posible. Los objetivos y resultados del proyecto deben ser breves, y los entregables del proyecto deben distribuirse en varias fases del proyecto.

En conclusión

Como ilustra el artículo anterior, la descripción del proyecto es un documento esencial que proporciona a su audiencia una descripción general completa del proyecto. En definitiva, es tu proyecto. Puede ayudar a sus lectores a comprender correctamente el alcance del proyecto y su potencial. Piense en ello como una versión escrita del discurso del ascensor. Después de leer, las principales partes interesadas de su organización deben estar convencidas de que se trata de un esfuerzo viable y digno de una inversión financiera.

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