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¿Qué es la gestión integrada de proyectos?Explica los pasos y el proceso.

Los proyectos actuales suelen ser extremadamente desafiantes, se distribuyen en diferentes regiones geográficas y zonas horarias y requieren requisitos variables e impredecibles. A medida que avanza la tecnología, la competencia se intensifica y las expectativas de los clientes siguen aumentando, la gestión de proyectos se ha vuelto más compleja que nunca.

Como resultado, un gerente de proyecto ¡Necesitas usar varios sombreros y lidiar con ellos fácilmente!Deben seguir un sistema sistemático y bien estructurado. Gestión de proyectos Planifique para asegurarse de que las metas y los objetivos se logren a tiempo y dentro del presupuesto. Para dominar el proceso y sincronizar todos los elementos involucrados, el director del proyecto recurrió a una de las mejores prácticas clave del libro de reglas: la gestión de la integración del proyecto.

que es ¿Gestión integrada de proyectos?

«La gestión integrada de proyectos incluye identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los procesos y actividades de varios procesos y actividades de gestión de proyectos dentro del grupo de procesos de gestión de proyectos». – Guía del sistema de conocimientos de gestión de proyectos (PMBOK 6)

En otras palabras, la gestión de la integración de proyectos es un método organizado para garantizar que todos los procesos del proyecto estén sincronizados y ejecutados de manera eficaz, y que los recursos se mantengan funcionando normalmente para lograr los objetivos del proyecto. Ayuda a los gerentes de proyecto a equilibrar las expectativas de las partes interesadas y las necesidades del cliente, al tiempo que optimiza las tareas y los recursos, lo que lleva al proyecto al éxito.

gerente de proyecto Aquellos que deben coordinar el trabajo de equipos multifuncionales, administrar horarios y realizar un seguimiento de los recursos en función de las dependencias se beneficiarán de este enfoque unificado.

¿Por qué es importante la gestión integrada de proyectos?

El director del proyecto debe supervisar muchos componentes del proyecto, como el alcance, el cronograma, el costo, Y recursos. Debe evitar riesgos y promover una comunicación fluida.Debe garantizar la calidadD¡Debe apaciguar a los clientes y las partes interesadas!

Con la estrategia de gestión integrada correcta, todos estos elementos diferentes se pueden rastrear y equilibrar entre sí para lograr los resultados deseados. Por ejemplo, el alcance del proyecto puede cambiar repentinamente, requiriendo correcciones de ruta, lo que provocará retrasos en el cronograma y sobrecostos. Sin una estrategia de integración adecuada, las cosas pueden salirse de control rápidamente.

Los siguientes son los objetivos que se pueden lograr mediante la gestión integrada:

  • Puede organizar y enumerar procesos y tareas.
  • Puede asignar responsabilidades a los miembros del equipo.
  • Administre los recursos compartidos y sus horarios superpuestos
  • Se ha mejorado la eficiencia del trabajo dentro del equipo.

Un plan de integración bien desarrollado puede garantizar que todos los componentes del proyecto estén diseñados para aumentar la eficiencia y, por lo tanto, aumentar la productividad.

7 procesos en la gestión integrada de proyectos

Los siete pasos importantes de la gestión de la integración de proyectos son:

  • Crear carta de proyecto
  • Desarrollar un plan de gestión de proyectos
  • Gestionar la ejecución del proyecto
  • Gestionar el conocimiento del proyecto
  • Supervisar y controlar el trabajo del proyecto.
  • Control de cambios integrado
  • Proyecto cerrado

1. CreaciónEn g Carta del proyecto

Cada proyecto comienza con la creación de un estatuto o documento de proyecto. Este documento mencionará todas las principales partes interesadas involucradas y los puntos de contacto necesarios. Este es un documento oficial que cubre los objetivos, cronogramas, presupuestos, entregables y procesos del proyecto. Por lo tanto, este plan escrito se convertirá en la columna vertebral para que los gerentes dirijan el proyecto de principio a fin.

2. ConstruirEn g Plan de gestión de proyectos

El siguiente paso en el proceso es desarrollar un plan general para determinar los entregables del proyecto, los puntos de referencia importantes, los cronogramas y otra información necesaria para evaluar el éxito. Esta es también la etapa en la que el gerente de proyecto y el líder del equipo dividen el proyecto en hitos o pasos más pequeños y le dan una estructura de desglose del trabajo, lo que lo convierte en un recurso importante para controlar la toma de decisiones del proyecto y la gestión de riesgos.

3. Gestión Implementacion de proyecto

En el proceso de ejecución del proyecto, el equipo implementa el plan del proyecto siguiendo funciones y realizando tareas para lograr resultados a tiempo y dentro del presupuesto. Aquí, los gerentes participan en la gestión de tareas, implementación de reuniones de partes interesadas, comunicación y coordinación, análisis de actualizaciones e informes y gestión de recursos, contribuyendo así a la integración exitosa de las funciones del proyecto. El objetivo de la ejecución del proyecto es hacer que todos los recursos del plan del proyecto y la descripción del servicio sean eficientes y productivos, y el trabajo en equipo es lo más importante.

4. Gestión Conocimiento del proyecto

En este proceso, los gerentes utilizan la información existente y obtienen información nueva o adicional para lograr los objetivos comerciales establecidos. Este proceso en la integración asegura que cada miembro del equipo sepa lo que necesita saber y cuándo necesita saberlo.

La experiencia adquirida recientemente durante la implementación del proyecto ampliará la riqueza intelectual de la empresa. Aumenta el valor del intercambio de conocimientos y estimula la innovación dentro de la organización.

5. SeguimientoEn g Y controlabadejo Trabajo de proyecto

La gestión de la integración del proyecto intenta garantizar la armonía en todas las áreas del proyecto (como la comunicación, el tiempo, el alcance, el presupuesto, la calidad, el personal, el riesgo, las adquisiciones y las partes interesadas). El trabajo del proyecto debe supervisarse y dirigirse cuidadosamente para garantizar el cumplimiento del plan de gestión del proyecto. Los gerentes realizan regularmente análisis de valor ganado para determinar el presupuesto y el cronograma del proyecto. Si estos son monitoreados y cumplen con los estatutos del proyecto, el proyecto seguirá funcionando.

6. Control de cambios integrado

No hay nada más molesto que los cambios de proyecto. Por lo tanto, los gerentes deben asegurarse de que cualquier solicitud de cambios en los presupuestos, fechas límite, recursos, etc. esté contenida en la mayor medida posible. La junta de control de cambios debe evaluar el cambio para determinar alternativas y soluciones. También deben evaluar cómo los cambios individuales afectan su proyecto. Combinar los cambios con las actividades del proyecto en curso es la base para la entrega activa a los clientes.

Siete, el final del proyecto

Una vez que se completa el trabajo del proyecto y el cliente finalmente acepta los resultados, es hora de finalizar el proyecto. Para completar una fase o proyecto, siempre hay muchas cosas por hacer. El líder del equipo y el gerente primero realizan una revisión formal de todo el proyecto. Esto definirá los éxitos del proyecto, los problemas y las lecciones aprendidas para mejorar las oportunidades futuras. La finalización del proyecto proporciona una referencia para la implementación de proyectos posteriores y la racionalización de la integración. Gestión de proyectos sistema.

Función adicional del director de proyectos en la gestión integrada

El director del proyecto ya está muy ocupado, pero la gestión de la integración del proyecto siempre debe ser la máxima prioridad. Para obtener los mejores resultados, deben tener las habilidades técnicas y profesionales adecuadas y ser competentes en la gestión de personal.

Algunas de las funciones adicionales que desempeña el director de proyecto en la gestión integrada son:

  • Integración de proyectos y procesos

Los proyectos suelen pasar por una serie de gestiones Proceso de gestión de proyectos Y siempre están relacionados entre sí. Los gerentes deben realizar un seguimiento de los recursos y las tareas que se ejecutan en paralelo a estos procesos y se alinean con los objetivos del proyecto. Los propietarios de proyectos utilizan indicadores clave de rendimiento (KPI) definidos para medir el rendimiento del proceso. Además, tienen la capacidad intuitiva de identificar riesgos en una etapa temprana y tratarlos según sea necesario. Al acceder a datos confiables, pueden manejar mejor la administración integrada.

El gerente de proyecto debe ser muy bueno en la gestión de personas y en el mantenimiento de las relaciones, lo que desempeña un papel importante en el manejo eficaz del equipo. El rol del gerente de proyecto es permitir que los recursos comprendan sus roles, responsabilidades, metas y plazos. Los puntos de integración y las dependencias centrales entre los recursos también deben determinarse para que el flujo de trabajo se ejecute sin problemas. Fomentar el intercambio de información entre recursos, y las líneas de comunicación deben mantenerse siempre abiertas.

Un aspecto importante que los gerentes de proyectos deben tener en cuenta es la necesidad de mantener relaciones saludables con las partes interesadas. Esto incluye comprender sus expectativas y desarrollar estrategias adecuadas para lograr esas expectativas. El director del proyecto debe poder lidiar con éxito con las influencias de las partes interesadas y los conflictos de intereses. Pueden hacer esto involucrando a las partes interesadas en las decisiones clave del proyecto.

Cómo lograr el éxito en la gestión integrada de proyectos

El éxito en la gestión de la integración de proyectos no es fácil; va acompañado de experiencia y requiere un director de proyecto para impulsar los resultados incluso para los proyectos más complejos. Es por eso que los gerentes de proyectos deben tener una combinación de habilidades duras y blandas, que incluyen planificación, comunicación, gestión de relaciones, liderazgo, habilidades de pensamiento crítico, análisis de datos, elaboración de presupuestos, gestión de cambios, gestión de riesgos, etc.

Establecer canales de comunicación abiertos con el equipo es muy importante para garantizar el intercambio de información oportuno. Es necesario realizar periódicamente evaluaciones de impacto adecuadas para determinar los puntos de integración o las dependencias. El uso de software o herramientas de gestión integrados también puede aumentar las posibilidades de éxito del proyecto.

Gestión integral de proyectos en PMBOK 6 y PMBOK 7

El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) del Project Management Institute (PMI) ® ha lanzado su séptima edición, y su enfoque se ha desplazado del proceso al desempeño. Aunque la gestión de la integración es la primera de las 10 áreas clave de conocimiento bajo PMBOK 6, PMBOK 7 se enfoca en 8 áreas de desempeño, y la integración entre componentes es un elemento clave para integrarse en cada área.

Definición de PMBOK 6 Administración integrada Como «El proceso y las actividades de identificación, definición, combinación, unificación y coordinación de diversos procesos y actividades de gestión de proyectos en la gestión de proyectos. Grupo de proceso. «

Por el contrario, PMBOK 7 menciona «La gestión de productos implica Integración Las personas, los datos, los procesos y los sistemas comerciales crean, mantienen y desarrollan productos o servicios a lo largo del ciclo de vida. «

En este artículo, mencionamos la gestión integrada descrita en PMBOK 6, que sigue siendo una referencia valiosa Gestión de proyectos Exámenes de práctica y PMP en 2021.

En conclusión

Cada proyecto se basa en múltiples tareas, actividades y procesos. Estas tareas, actividades y procesos deben Coordinación perfecta para asegurar el éxito. La gestión de la integración de proyectos logra esto juntando partes, al igual que las partes de un rompecabezas, para crear un todo cohesivo.Cuando cada elemento del ciclo de vida del proyecto se integra sin problemas con otros elementosEl proceso y el conocimiento son coherentes con las personas Y recursos … Es probable que el proyecto salga bien y habrá una favorable resultado.

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