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La teoría de las restricciones triples en la gestión de proyectos

La teoría de la triple restricción suena complicada, pero en realidad es muy simple. Si alguna vez ha ejecutado algún tipo de proyecto, es posible que ya esté familiarizado con la teoría de las restricciones triples. Decodifiquemos el proceso y la importancia de esta teoría.

¿Cuáles son las restricciones triples en la gestión de proyectos?

«La triple restricción dice que el costo es una función del alcance y el tiempo, o el costo, el tiempo y el alcance están relacionados, por lo que si uno cambia, el otro también debe cambiar de una manera clara y predecible». – PMI Learning Library

Esto significa que siempre se está refiriendo a las 3 limitaciones del proyecto del que es responsable: alcance, presupuesto o costo y tiempo. Cualquier cambio en un factor tendrá un impacto directo en los otros dos factores.

Consideremos un ejemplo. Si el proyecto cambia repentinamente y su cliente desea entregar resultados más rápido, esto tendrá un impacto directo en el proceso. Tendrá que escalar, posiblemente cobrar más y cumplir con la fecha límite revisada. En pocas palabras, la teoría de las restricciones triples consiste en sopesar las compensaciones.

Como gerente de proyecto, su trabajo consiste en equilibrar estas tres limitaciones y asegurarse de que se cumplan las expectativas de todos para crear un proyecto exitoso.

¿Cuál es la importancia de las restricciones triples?Interpretación de triple restricción

Las restricciones triples también se denominan «Triángulo de gestión de proyectos‘, porque cada proyecto consta de estos tres componentes. El alcance, el costo y el tiempo representan los tres lados del triángulo, que juntos determinan la calidad del producto final.

El principal beneficio de considerar la teoría de las restricciones triples durante la ejecución del proyecto es que el equipo prestará atención a los límites dentro de los cuales deben operar. Incluso si las condiciones o los requisitos cambian, porque inevitablemente cambiarán, el equipo se esforzará por adaptarse a estos cambios e impulsar los mejores resultados posibles en las condiciones dadas. Esto significa que están preparados para afrontar cualquier obstáculo que pueda obstaculizarlos sin afectar el rendimiento.

Profundicemos ahora en los detalles de la triple restricción. Aunque la descripción general parece simple, hay mucha información a considerar cuando desentraña los detalles. ¡Háganos saber más!

El alcance del proyecto define los requisitos de principio a fin. El alcance es básicamente el consenso al que se llega con el cliente antes de iniciar el proyecto. Si cambia el alcance de todo el proceso, inevitablemente afectará el costo y el cronograma del proyecto. Para mantener la mejor calidad con la tasa de rotación más rápida, se recomienda que el alcance permanezca sin cambios durante todo el proyecto.

Cuando un proyecto se encuentra en la etapa de planificación, el alcance del proyecto generalmente se elimina del archivo. Esto le dará al director del proyecto la oportunidad de establecer todos los requisitos y objetivos del proyecto. Seguir este proceso asegura que todos los involucrados en este proyecto comprendan sus expectativas y tengan una comprensión clara de cómo implementarlas. También ayuda a evitar el deslizamiento del alcance, que puede ocurrir cuando la demanda cambia con el tiempo.

La fluencia del alcance es el proceso de agregar características adicionales u otras tareas a un proyecto que no se acordaron inicialmente y que pueden ser perjudiciales para todos los aspectos del proyecto. Si lo permite, la extensión del rango puede colarse rápidamente en su costado. Antes de que se dé cuenta, «un poco de adición» puede transformar completamente un proyecto en un requisito completamente diferente.

Por lo tanto, es muy importante que los gerentes de proyectos tomen la iniciativa y definan las características del proyecto antes de comenzar a trabajar y las congelen en un documento que describa los objetivos y requisitos. De esta forma, existe un claro entendimiento entre el equipo y el cliente, y las expectativas de ambas partes se pueden gestionar fácilmente.

El segundo factor que contribuye a la finalización exitosa del proyecto es el cronograma. Dependiendo de los requisitos, debe considerar cuánto tiempo llevará completar el proyecto de acuerdo con las expectativas del cliente. Al considerar el cronograma del proyecto o formular el cronograma del proyecto, debe considerar todos los requisitos (alcance del proyecto) del cliente, intercambiar ideas con el POC responsable involucrado en el proyecto y sacar una conclusión sobre cuánto tiempo llevará.

Al calcular el cronograma, debe tener en cuenta que, de hecho, completar un proyecto con prisa y completarlo rápidamente puede ser más costoso que un proyecto más largo con un cronograma más largo. Cuando la calidad se ve afectada por retrasos en el tiempo, es posible que no se cumplan las expectativas del cliente y que sea necesario volver a trabajar, lo que puede llevar a horarios extra.

Es necesario considerar posibilidades similares al evaluar proyectos. Tenga en cuenta que es importante considerar otros aspectos del proyecto, no solo el tiempo requerido para el proyecto en sí. Factores como la investigación y las reuniones con los clientes y las partes interesadas son en sí mismos actividades que requieren mucho tiempo. Por lo tanto, es importante considerar el tiempo fuera del tiempo de la tarea. Cuanto más preciso y realista sea el tiempo que mida con el equipo, mejor será el efecto, porque estos plazos determinan el progreso del proyecto.

La gestión eficaz del tiempo es extremadamente importante para un proceso de desarrollo de proyectos fluido. A continuación, se incluyen algunos pasos para ayudarlo:

  1. Crear descripción general del proyecto
  2. Enumere todas las diferentes actividades involucradas
  3. Definir todas las actividades y prioridades
  4. Definir el tiempo estimado requerido para cada actividad.
  5. Desarrollar un cronograma detallado basado en el proyecto y su cronograma.
  6. Administre y actualice el cronograma según sea necesario para que sea un proyecto sin problemas
  7. Seguimiento de actualizaciones y progreso

El calendario y los recursos estimados formarán la base para el cálculo de los costos del proyecto. El costo es básicamente el presupuesto que presentará al cliente y anote el costo de completar el proyecto. El cálculo de costos del proyecto debe mostrar con precisión el proceso y las personas involucradas para que el proyecto sea un éxito. Debe incluir la cantidad de horas que necesita completar y la cantidad de horas adicionales requeridas para reuniones e investigación. Además, su presupuesto también debe incluir el tiempo necesario para que cada miembro del equipo complete la tarea, el costo de los materiales y el equipo necesarios.

‍‍En términos de planificación presupuestaria, es importante ser honesto y abierto con los clientes. Asegúrese de que los clientes sepan todas las tarifas que se les cobran. También es importante ser transparente sobre las tareas y procesos que pueden no estar incluidos en el presupuesto. Esta sección incluirá todos los demás materiales necesarios, o si es probable que cambien el alcance y el costo.

Recuerde, cuando se trata de costos, es importante comunicarse temprano y con frecuencia. A nadie le gusta sorprenderse con billetes grandes.

Aquí hay algunas formas efectivas de calcular el costo del próximo proyecto:

  • Utilice datos de proyectos similares en el pasado para estimar costos.
  • Determinar el costo de los recursos
  • Utilice múltiples parámetros y analícelos midiendo los datos nuevos y antiguos disponibles en proyectos anteriores y en curso.
  • Invierta y estime el costo rastreando el presupuesto más bajo al más alto gastado en proyectos anteriores.
  • Habla con tus proveedores y calcula sus costos
  • Incluido el costo del análisis de calidad
  • Haga espacio para sus ganancias. Después de todo, el trabajo duro no debe quedar sin recompensa.

¿Cómo utilizar restricciones triples?Cómo gestionar mejor con una mejor comprensión de las restricciones triples

La teoría de las restricciones triples suena simple e interesante en teoría, pero ¿cómo la pondría en práctica? ¡Veamos algunas formas sencillas de integrar esta comprensión en su equipo y poner esta teoría en práctica!

Deje que su equipo comprenda el alcance

Asegúrese siempre de que todos los involucrados en el proyecto comprendan todos los pasos y requisitos. La falta de comunicación de detalles triviales al equipo puede llevar a suposiciones; esto puede llevar a entregables falsos y fallidos o al alcance del alcance.

Establezca una fecha límite adecuada

Ya sea que el proyecto sea a corto o largo plazo, establecer metas y plazos pequeños ayudará a su equipo a funcionar sin problemas y les dará una sensación de satisfacción cuando tachen cada objetivo. Supervise estos plazos y objetivos para realizar un seguimiento del progreso y calcular el tiempo planificado y real necesario para completar la tarea. Esto no solo proporcionará claridad sobre el progreso, sino que también contribuirá a la rendición de cuentas.

Esté atento a sus costos

Como cada gerente de proyecto Sepa que es demasiado fácil sobrepasar el presupuesto. En cualquier proyecto, el tiempo se puede convertir en dinero, así que siempre preste atención a cómo se dedica el tiempo a trabajar en el proyecto. Si el tiempo real aumenta en comparación con el tiempo planificado, puede costarle mucho dinero.

El monitoreo de estos costos y cronogramas puede ayudar a detener los derrames presupuestarios antes de que se conviertan en problemas irreversibles.

En conclusión

Las restricciones triples son un marco simple que ayudará a los gerentes de proyecto a evitar riesgos, errores y decisiones equivocadas, y ayudará al equipo a lograr los objetivos de manera inteligente.

Para ser un administrador de proyectos eficaz, debe ser bueno equilibrando el tiempo, el costo, el alcance, las expectativas del cliente y la felicidad del equipo.

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