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Guía completa de documentación del proyecto

Muchos directores de proyectos piensan que la documentación es una tarea difícil. Esto requiere mucho tiempo y esfuerzo, y es posible que sientan que hay muchas otras tareas urgentes que requieren una atención más directa, ¡y la documentación se puede dejar de lado fácilmente!

Sin embargo, no lo es. La documentación adecuada garantiza que se cumplan las expectativas del proyecto, que los entregables se realicen según lo planeado y que las tareas se puedan rastrear fácilmente. De hecho, el valor de la documentación del proyecto se refleja mejor cuando falta, porque cuando el proceso de documentación no recibe la atención que merece, el proyecto a menudo se extravía.

En este blog, aprenderá por qué la documentación del proyecto es importante, cuáles son los beneficios y cómo usarla correctamente.

¿Qué es la documentación del proyecto?

archivos de proyecto Esto incluye registrar todos los detalles clave de cada fase importante del proyecto y crear los documentos necesarios para ejecutar, monitorear y controlar con éxito el proyecto.

Los documentos del proyecto pueden incluir documentos de propuestas comerciales, casos comerciales, cronogramas, planes de implementación de proyectos, informes de estado y rastreadores financieros.

Archivo de proyecto de muestra

Cada organización tiene su propia forma de trabajar y un conjunto de plantillas de documentos a seguir, que les han sido útiles en el pasado. Las pequeñas empresas pueden administrar sus planes con un papeleo mínimo, pero los proyectos grandes que abarcan equipos y geografías pueden requerir documentación compleja para mantener las cosas normales.

Algunos de los tipos de documentos más básicos que todo proyecto debe mantener son los siguientes:

1. Propuesta de proyecto

La propuesta de proyecto suele ser el primer documento creado para el proyecto. Es un documento que proporciona razones para continuar el proyecto y describe todas las razones por las que el proyecto vale la pena. La propuesta de valor central se enumera en forma de caso de negocio y puede ser parte de la propuesta del proyecto.

2. Plan de proyecto

La propuesta de proyecto proporciona una descripción general de alto nivel del proyecto, que luego se desarrolla en forma de un plan de proyecto. Esto establece la hoja de ruta y define los hitos y los cronogramas del proyecto. Por lo general, el plan del proyecto es un documento en tiempo real que evoluciona constantemente durante el proyecto, durante el cual se agregan todos los nuevos objetivos y cambios.

3. Informe de estado

Es importante que todos los involucrados en el proyecto comprendan el progreso. Esto se hace a través de un informe de estado compartido, que ayuda a mantener al equipo y a las partes interesadas externas al tanto de lo que está sucediendo. Se registra el trabajo realizado hasta el momento y se registran los siguientes pasos.

4. Plan de comunicación

La comunicación fluida y transparente es esencial para que todos sean coherentes. Un plan de comunicación bien diseñado garantiza que toda la información importante se comparta y esté siempre disponible para referencia.

5. Examen del proyecto

Al final del proyecto, el equipo se reúne para determinar qué se puede hacer bien y qué se puede hacer mejor. El documento de revisión enumera todas las lecciones aprendidas y puede ser utilizado por otros equipos para que puedan aprender de sus errores.

El valor de la documentación del proyecto

Ciclo de vida del documento del proyecto

La documentación del proyecto proporciona un gran valor en todas las diferentes etapas del proyecto. Desde la fase de puesta en marcha, pasando por la fase de ejecución y la fase de finalización, se pueden crear diversos documentos para planificar y gestionar la calidad, el presupuesto y el cronograma, así como controlar el alcance, el riesgo, etc.

La mayoría de nosotros encontramos que escribir algo ayuda a fijar nuestros pensamientos e ideas, que es la razón principal para crear documentos tangibles. Los archivos de proyecto no son una excepción. Algunas de las formas en que agrega valor al proyecto son:

  • Ayuda a aclarar requisitos, metas y objetivos.
  • Enumera todas las tareas y ayuda a dividirlas en partes manejables.
  • La documentación ayuda a planificar y asignar los recursos adecuados para las tareas adecuadas.
  • Aclara el progreso del trabajo realizado hasta el momento y cuánto trabajo queda por hacer.
  • Crea transparencia y mantiene a todos en la misma página
  • Promueve y suaviza los canales de comunicación entre y dentro de los equipos.
  • Las tareas de gobernanza del proyecto son más fáciles de administrar
  • Proyectos fáciles de monitorear, controlar y rastrear
  • Puede gestionar presupuestos, horarios y horarios.
  • Los cambios se pueden rastrear y administrar fácilmente
  • Los nuevos miembros del equipo pueden unirse fácilmente y aprender sobre el trabajo realizado hasta ahora
  • Puede identificar, evaluar y mitigar los riesgos de manera oportuna.
  • El conocimiento se puede compartir y las lecciones aprendidas de un proyecto se pueden transferir al siguiente.

Plantilla de documento de proyecto

Trabajar con plantillas es la forma más sencilla de empezar a trabajar con documentos. PMI ofrece miles de plantillas gratuitas en este enlace, así como plantillas premium solo para miembros de PMI. Estas plantillas son probadas por profesionales de la gestión de proyectos y le ahorrarán mucho tiempo y energía.

Flujo de documentos del proyecto

Antes de comenzar a desarrollar la documentación para el proyecto, primero debe comprender el propósito detrás del proyecto por parte de las partes interesadas. ¿Es para desarrollar un nuevo producto o servicio, o para mejorar algo que ya existe? ¿Qué tipo de cumplimiento debe existir y existen plantillas existentes que se puedan seguir?

Algunas preguntas para ayudarlo a comenzar:

  • ¿Cuáles son las metas y los objetivos?
  • ¿Ha completado proyectos similares recientemente? Si es así, ¿se pueden utilizar estos documentos como referencia?
  • ¿Su organización sigue un enfoque estándar para la documentación del proyecto?
  • ¿Cuáles son las tecnologías y herramientas que se utilizan en los equipos?
  • ¿Cuáles son el presupuesto, el cronograma y los recursos disponibles?
  • ¿Cómo se comunicará entre los equipos?

Una vez que tenga una comprensión básica del proyecto, enumere los documentos que debe crear. Si su organización utiliza plantillas existentes, visítelas. De lo contrario, investigue un poco para encontrar las plantillas y los rastreadores en línea más útiles que puede utilizar. Pruebe una suscripción gratuita y, si encuentra que satisface sus necesidades, solicite una suscripción paga a la herramienta. A la larga, le ahorrará tiempo y esfuerzo, por lo que el precio de la suscripción se reembolsará varias veces a lo largo del proyecto.

A continuación, se muestran algunos consejos de documentación para asegurarse de que lo utiliza correctamente:

Configure el proceso correcto desde el principio y no deje todos los documentos en un día determinado de la semana. Puede tender a olvidarse de anotar algunas cosas importantes. La comunicación se suele realizar a través de múltiples medios, como chat, correo electrónico e incluso WhatsApp o carpetas compartidas en línea. Desde el principio, insista en que todos los detalles importantes se compartan en un solo lugar, de modo que los puntos más importantes puedan seleccionarse y registrarse fácilmente en documentos o rastreadores relacionados.

  • Asegúrese de que la función de búsqueda esté en su lugar

Independientemente de la herramienta de documentación que utilice, debería permitir una búsqueda sencilla por nombre y fecha. La interfaz de usuario debe ser muy fácil de usar, incluso para los principiantes, debe ser fácil de navegar.

  • No seas demasiado detallado

No es necesario que cada archivo entre en detalles. Manténgalo conciso y claro, y no se pierda nada que sea vital. En ágil, se suele seguir documentación inmediata, donde la documentación solo contiene suficientes detalles para iniciar la tarea.

A menos que se compartan, los documentos son casi inútiles. Mantenga sus documentos en un formato evolutivo en tiempo real, donde se registran todos los cambios y se puede rastrear fácilmente el progreso en tiempo real.

Herramientas para la documentación de proyectos

Hay muchas herramientas y rastreadores en línea que han demostrado agregar un valor tremendo a la documentación del proyecto. Google Docs, Microsoft SharePoint, Asana, Proofhub, Trello y Nuclino son algunas herramientas de uso común que simplifican y simplifican el proceso de documentación del proyecto. Dependiendo de la madurez de su equipo de proyecto, puede elegir una herramienta para proporcionar la solución más adecuada para compartir conocimientos y realizar un seguimiento del progreso.

Elija la herramienta adecuada en función de estos parámetros:

  • Debe ser intuitivo y fácil de usar para todas las partes interesadas del proyecto sin necesidad de formación específica.
  • Debería ser fácil de buscar y navegar.
  • Debería poder ser utilizado por varios usuarios al mismo tiempo sin perder información.
  • Si es necesario, debe tener varios nombres de inicio de sesión y debe poder bloquearse para que los datos no se eliminen por error.
  • Debería ser fácil de integrar con otro software.

Pensamiento final

Si bien la documentación puede parecer aburrida, la documentación incorrecta o inadecuada del proyecto puede ser una de las razones más importantes de las demoras del proyecto. En casos extremos, incluso puede hacer que el proyecto falle. Como buen gerente de proyecto, puede mejorar la eficiencia del proyecto y aumentar las posibilidades de éxito del proyecto manteniendo una cantidad adecuada de documentación clara y clara en la etapa más importante del ciclo de vida del proyecto.

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