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Cosas Tecnológicas

Cómo ayudar a los empleados a adaptarse al nuevo software

Si desea que su empresa se mantenga al día con las últimas tendencias, siga siendo competitiva en términos de eficiencia y garantice el cumplimiento de los estándares regulatorios, debe invertir en nuevo software y ocasionalmente cambiar su sistema de software.

En la parte delantera, este es un problema exigente. Usted y otros líderes de su organización deben realizar una investigación y la debida diligencia para encontrar la aplicación o plataforma que mejor se adapte a sus necesidades. Pero en el backend, al menos puede encontrar algunos problemas de integración.

Vale la pena señalar que es posible que sus empleados no acepten el nuevo software como lo desea. Si trabajan duro para adaptarse al nuevo software, pueden hacer un mal uso de él, lo que puede costarles tiempo, ejercer presión sobre ellos y pueden negarse a utilizar el sistema por completo.

Si desea ver los mejores beneficios del nuevo software y satisfacer a su equipo al mismo tiempo, es importante utilizar una estrategia proactiva para que el proceso de integración sea lo más fluido posible.

Por qué los empleados deben trabajar duro para utilizar el nuevo software

Examinemos primero algunas de las razones por las que los empleados tienen dificultades para utilizar el nuevo software:

  • El status quo está sesgado y no está dispuesto a cambiar. La tecnología siempre está cambiando, pero esto no significa que todos estén entusiasmados con la perspectiva de aprender a usar nuevas herramientas y nuevas plataformas de forma regular. De hecho, la mayoría de nosotros tardamos en aceptar el cambio. Aunque podamos complacer las nuevas tecnologías en nuestra vida personal, queremos que nuestro trabajo permanezca lo más inalterado posible. Deseamos rutina y coherencia, por eso sabemos lo que sucede todos los días. Cuando obliga a las personas a cambiar la plataforma principal que utilizan todos los días, encontrará cierta resistencia.
  • Dudas sobre intereses. Tiene buenas razones para adoptar esta nueva plataforma. Quizás sea para mejorar la eficiencia o simplificar la comunicación. Pero el hecho de que crea que eso no significa que sus empleados lo harán. Si no puede demostrar que este sistema es una mejora objetiva, algunos de sus empleados se mostrarán reacios a adoptarlo.
  • Problemas de confusión y usabilidad. Si el sistema es difícil de usar de alguna manera, todos los demás problemas empeorarán. Si los empleados inician sesión en la plataforma por primera vez y no saben qué hacer, o si encuentran problemas técnicos obvios (como errores que les impiden trabajar o tiempos de carga lentos), se negarán a adoptarla. Incluso si adoptan el nuevo sistema, pueden ser lentos e ineficientes al usarlo.
  • Producto competitivo. La mayoría de las empresas tienen un conjunto de productos técnicos que la mantienen en funcionamiento, incluidas aplicaciones de chat, plataformas de gestión de proyectos y soluciones de almacenamiento de datos. Si sus empleados tratan con decenas de plataformas al mismo tiempo, les resultará difícil mantener todo normal. Además, obligarlos a aprender otra plataforma nueva puede agregar presión a una configuración que ya es estresante.
  • Preocupaciones que cambian con frecuencia. Si su empresa se ve obligada a cambiar con regularidad para cumplir con los nuevos estándares regulatorios, puede encontrar otros problemas. Por ejemplo, si trabaja en la industria de la salud, es posible que necesite una plataforma EHR para ayudar a administrar los registros de los pacientes, pero debe cumplir plenamente con las últimas leyes de privacidad del paciente. Si sus empleados anticipan más cambios en el futuro, o si no creen que esta sea una solución a largo plazo, es posible que no se tomen la plataforma en serio.

Afortunadamente, existen muchas formas de resolver estos problemas comunes.

Cultura y actitud

Todo comienza con la cultura de su empresa y la actitud de las personas que trabajan allí. Si trabaja duro para crear una cultura que fomente el cambio y la adaptación rápida, le resultará mucho más fácil presentar nuevas plataformas a su equipo.

  • Acepta el cambio. Haga todo lo posible por adoptar el cambio dentro de la organización y convertir “adoptar el cambio” en un valor fundamental. Anime a su equipo a ver el cambio como una oportunidad, no como una amenaza. Enséñeles a adaptarse a las variables cambiantes.
  • Mantén las cosas en marcha. También es eficaz mantener su organización lo más móvil y ágil posible. Cámbielo de vez en cuando, ya sea para cambiar el horario de la reunión o reorganizar el mobiliario de oficina. En un entorno de plástico, es más fácil aceptar el cambio.
  • Pon un buen ejemplo. Como líder, también es muy importante dar un buen ejemplo. Haga todo lo posible por aceptar nuevas ideas y ocasionalmente cambiar su vida diaria. Si es demasiado terco y se aferra a los sistemas tradicionales, su equipo hará lo mismo.

Persuadir y confiar

También es importante generar confianza con sus empleados y convencerlos de que esta es una herramienta que vale la pena usar. Si sus empleados creen completamente en esta solución, no se les debe impedir que la utilicen.

  • iniciativa. Inicie el proceso lo antes posible. Informe a sus empleados que está considerando un cambio de plataforma o una actualización importante. Esto les dará tiempo para adaptarse y acostumbrarse a esta idea.
  • Explique sus razones. No es necesario que explique todas las decisiones de liderazgo a sus empleados, pero puede ayudarlo a generar confianza y persuadirlos para que estén a su lado. ¿Por qué invertir en esta nueva plataforma? ¿Qué ventajas quieres ver?
  • Demuestra los beneficios. ¿Está seguro de haber elegido la tecnología adecuada? Si es así, demuéstrelo a sus empleados. En cualquier caso, algunas personas de su equipo pueden ser reacias a adoptar el nuevo sistema, pero la mayoría de sus empleados pueden estar convencidos. Muéstreles cifras que puedan demostrar que el sistema es mucho más eficiente.
  • Explica la transición. Planifique cómo su empresa hará la transición a este nuevo sistema y presente el plan a sus empleados. Si se trata de una transición gradual y por etapas, es posible que se unan más personas entre sus empleados.
  • Responda las preguntas de forma transparente. Desde los primeros días de consideración hasta los últimos días de adopción, sus empleados pueden tener muchas preguntas para usted. Cuando hagan estas preguntas, intente responderlas de la manera más completa y transparente posible. Si evita la pregunta o si se considera que está reteniendo información, es posible que sea en su contra.

Educación y entrenamiento

Incluso la plataforma más intuitiva debe mostrarse y enseñarse a sus empleados. Con mejores métodos de capacitación y educación, es más probable que sus empleados utilicen la plataforma como se espera.

  • Elija la plataforma adecuada. Si elige una plataforma bien diseñada con una buena interfaz de usuario, será intuitiva para la mayoría de sus empleados. Si es fácil de aprender al instante, la mayoría de sus empleados no tendrán problemas para adoptarlo. Pero, por supuesto, aún debe proporcionar al menos algo de capacitación para que las cosas funcionen sin problemas.
  • Proporcione demostraciones tempranas. Presente la plataforma a sus empleados con anticipación y con frecuencia. Permítales aceptar la idea antes de que se vean obligados a utilizarla como parte de su trabajo todos los días.
  • Vamos a hacerlo. No asuma que los miembros de su equipo verán los videos de capacitación; haga un plan para brindarles capacitación práctica personalizada. Brindar capacitación y experiencias educativas personalizadas y personalizadas garantizará que todos puedan usar la plataforma lo mejor que puedan.
  • Seguimiento individual. Recopile comentarios y vea cómo la gente se adapta. Si alguien tiene un problema específico, vea si puede ayudarlo a resolver el problema.

Apoyo continuo

También es importante asegurarse de que se brinde algún tipo de apoyo continuo a sus empleados. Esto puede tomar muchas formas, incluido un sólido servicio al cliente por parte de los desarrolladores de aplicaciones o educación y asistencia de los equipos internos de TI. En cualquier caso, sus empleados deben tener un canal de comunicación continuamente disponible que pueda ayudarlos a resolver problemas, aclarar puntos de confusión y utilizar las aplicaciones de manera más inteligente.

Al adoptar una nueva plataforma tecnológica en su negocio, ninguna estrategia puede eliminar por completo la resistencia o la dificultad. Sin embargo, estos métodos proactivos pueden presentarle a su equipo una nueva plataforma con más entusiasmo y éxito.

Frank Landman

Frank es un periodista autónomo que ha trabajado en varios puestos editoriales durante más de 10 años. Cubre las tendencias tecnológicas relacionadas con los negocios.